Orden i kaos – Få styr på arbejdsdagen og forebyg stress

Guide til bedre arkivering:

• Navngiv mapper efter emner eller temaer, ikke personnavne.

• Tænk i træstruktur: Maksimalt 10-15 hovedmapper, underopdel mapperne efter behov.

• Gem dokumenter på laveste niveau i træstrukturen, så hovedmappen ikke bliver en ”diverse/rodemappe”.

• Typiske mapper er: Projekter, samarbejdspartnere/nøglepersoner, rutiner/tilbagevendende opgaver, faste møder, interne informationer, faglig viden og privat.

• Hvis du planlægger mødet; sørg for at indkalde i god tid, sørg for at udsende dagsorden i god tid, hvem er mødeleder og hvem tager referat.

Under mødet:

• Kom til tiden.

• Begynd, selv om alle ikke er kommet, og luk døren.

• Sluk mobiltelefoner.

• Lyt – skriv ned.

• Fat dig i korthed.

• Gentag ikke, hvad andre allerede har sagt.

• Sammenfat de beslutninger, der træffes; hvem, hvad, hvornår.

• Slut til tiden.

Før mødet:

• Find ud af, hvad mødet drejer sig om.

• Find ud af, om din deltagelse er nødvendig, eller om et referat er nok.

• Hvis du ikke kan deltage på hele mødet, husk at give mødelederen besked før mødet.

Det skal være forbundet med og fremstå som en spejling af overblikket over planlagte opgaver. Afhængig af jobtype og personlige præferencer kan arbejdsarkivet placeres i for eksempel hængemapper, ringbind, mapper i mailsystem, omslag eller charteks. Endelig er det vigtigt at have en fælles skelnen mellem ”min viden” og ”fælles viden”, som også kolleger bidrager og har adgang til.

I arbejdsarkivet placeres dokumenter, som vedrører et igangværende arbejde. Arbejdsarkivet vil typisk kunne inddeles i forhold til projekter, samarbejdspartnere, faste rutiner og møder. Det skal

Eksempler på, hvor rutiner og bundtning med fordel kan benyttes:

• Håndter mails nogle gange dagligt, ikke løbende.

Er det nok?

Brug overblik, orden og rutiner – og skab endnu en god vane, som sikrer endnu mere proaktivitet: Hav en fast dag om ugen, hvor der er afsat tid til at planlægge fremadrettet. Lad det blive en vane at lægge en tilbagevendende kalenderaftale ind, så der ugentligt er 15-30 minutter til at planlægge den eller de kommende uger. Og tag stilling til tidsforbruget på store opgaver eller projekter, som toner frem lidt længere ude i

Prioritering af opgaver

Nu

Fremtid

Vigtigt

Kriser

Presserende

problemer

Deadlines

Mål/visioner

Nye muligheder

Udvikling

Kompetence

Mindre vigtigt

Afbrydelser

Uventede besøg

Telefon/e-mails

Hvis opgaven er ukendt og ikke rutine: Uanset hvor uklar og ukendt en opgave er, er der altid en første handling: ”Snak med Peter”, ”læs rapporten”, ”aftal møde med Signe”, ”hent baggrundsmateriale på biblioteket” eller ”søg i fællesarkivet”. De konkrete handlingsanvisninger danner klare billeder, som er til at håndtere – modsat en abstrakt overskrift, der i al sin skræmmende uoverskuelighed hedder ”Kæmpeprojekt 2012”.

Hvis opgaven er kendt og tenderer til at være en rutine: Udarbejd en standardhandlingsplan, som kan genbruges med små rettelser og justeringer.