Guía HBR: Céntrate en el Trabajo Importante

Si te proporcionas una recompensa que recargue tu cuerpo y tu mente, tendrás más energía de la habitual para afrontar el próximo proyecto o tarea. Date un pequeño estí­mulo regenerativo a media mañana, a media tarde o a mitad del proyecto como ayuda para mantener la vitalidad inicial. Aquí tienes algunos ejemplos de recompensas regenerativas:

Meditar durante veinte minutos en un lugar aislado.
Emplear tu hora libre para cuidarte asistiendo a una clase de yoga, saliendo a correr o a caminar.
Hacer cinco o diez minutos de estiramientos en tu despacho siguiendo un vídeo en tu ordenador o en tu iPad.
Hablar con un buen amigo cinco o diez minutos.
Mimarte un poco con una segunda taza de café o con un tentempié tras cada hora de trabajo intensivo.

Decide cuándo y dónde harás algo y las probabilidades de que termines la tarea aumentarán de manera drástica. Siempre acabamos con puntos sin terminar en nuestras listas de tareas pendientes porque estas listas son una herra­mienta errónea para coordinar nuestros logros. Una lista es útil como herramienta para recoger datos, para que sepamos la cantidad de cosas que debemos hacer.

Un calendario, por otra parte, es una herramienta perfecta para coordinar nuestros logros diarios. Un calendario es finito: tiene las horas que tiene, ni una más, ni una menos. Esto se hace patente cuando intentamos amontonar una cantidad irrealista de cosas en un solo día.

Para muchos de nosotros, nuestra lista de tareas pendientes se ha convertido en una lista de culpabilidad; un inventario de todo lo que queremos hacer y debemos hacer pero que nunca hacemos. Y, cuanto más larga es la lista, menos probable es que lleguemos a todo; lo cual nos estresa todavía más.

Para muchos de nosotros, nuestra lista de tareas pendientes se ha convertido en una lista de culpabilidad; un inventario de todo lo que queremos hacer y debemos hacer pero que nunca hacemos. Y, cuanto más larga es la lista, menos probable es que lleguemos a todo; lo cual nos estresa todavía más.

Date recompensas. Por ejemplo, por cada tres elementos que logres tachar de tu lista de trabajo, permítete una tarea personal; o por cada tarea difícil de trabajo que logres terminar, recompénsate con tres tareas sencillas o divertidas.

Divide. Escoge una tarea y divídela en pequeños segmentos. Luego, en fragmentos todavía más pequeños. No confundas tareas pendientes con objetivos o proyectos. Una tarea pendiente es una acción única y específica que hará que un proyecto avance hasta que esté terminado, no es sólo un paso en el camino. Por ejemplo, «planificar la comida con el comité» es un proyecto, mientras que «llamar a Karen para obtener contacto para el catering» es una tarea.
Dividir tu tarea en acciones lo más pequeñas posibles te obliga a pensar en cada paso que tienes por delante. Al reflexionar sobre el método es más fácil escribir rápidamente ese mensaje que tienes pendiente, hacer esa llamada o archivar aquel otro informe, y ponerte a trabajar con menos asuntos que te distraigan.

Solemos pasar nuestra jornada actuando de una de estas dos maneras: reaccionando ante peticiones urgentes o concentrándonos de manera productiva en lo que hemos decidido de antemano que serán las tareas más importantes del día. La mejor manera de ser productivo es reducir el trabajo urgente para poder trabajar en lo que es realmente importante.

Apunta esta cita en tu calendario, y no planees nada más para ese momento; tenla en consideración como si fuera una reunión con tu jefe. Si no tienes puerta en tu despacho­ o trabajas en una zona abierta con mucho ajetreo, reserva una sala de conferencias. Acude allí para estar solo. Lleva tu lista de proyectos, tu lista de tareas pendientes y tu calendario; dedica ese tiempo a revisar qué es lo que terminaste la semana pasada y qué quieres hacer la semana próxima. Se trata de una oportunidad excelente para elegir tus tres tareas importantes para cada día. El escritor especializado en productividad David Allen se refiere a este método como la «revisión semanal», y es una de las maneras más efectivas de ser consciente de cómo estás invirtiendo tu tiempo.

Por otra parte, el trabajo importante es aquel que:

Hace que tú y tu negocio avancéis hacia objetivos a largo plazo.
Puede parecer un trabajo duro y abrumador porque no estás seguro de si realmente eres capaz de hacerlo.
Puede que no te dé la misma subida de adrenalina que las peticiones «urgentes» sí te dan.

En la categoría de tareas «urgentes» entrarían, por ejemplo:

Correos desesperados que necesitan una respuesta «inmediata».
Peticiones repentinas que, aparentemente, sólo te van a costar dos minutos, pero que te acaban robando una hora.
Apagar fuegos, especialmente los de otros.
Solucionar la crisis del día en lugar de dar un paso atrás para ver con perspectiva qué resolverá el problema crónico.
Tareas que prefieres hacer porque te intimidan menos que tus prioridades.